🥕 As finanças de quem trabalha por conta própria (Parte 2).
Nesta Parte 2 das finanças dos trabalhadores independentes, vamos ao detalhe sobre declarações periódicas de IVA, declaração trimestral da SS e verificação e validação de faturas no e-fatura.
Olá a todos e bem-vindos à Parte 2 das “Finanças de quem trabalha por conta própria”.
A Parte 1 está aqui e fala sobre as diferentes opções para abrir atividade e dos pormenores relacionados com faturação/recibos verdes.
Nesta Parte 2, abordamos ao detalhe a parte dos impostos a gerir e a pagar como trabalhador independente (IVA, IRS e SS). Deixamos a Declaração Anual de IRS para uma Parte 3 porque esta é longa o suficiente.
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Espero que vos seja útil!
Nota: Este artigo foi escrito com base em experiência e investigação própria recorrendo a pessoas que já passaram pelo mesmo, à nossa comunidade (aka vocês), assim como à linha de apoio da Autoridade Tributária no número 217 206 707. Qualquer dúvida, recomendamos contactar a AT e/ou recorrer a um contabilista certificado. Este artigo não é aconselhamento financeiro.
Ora bem, vamos lá ao que interessa!
Quando abri atividade pela 1ª vez há cerca de 1 ano, preocupei-me em perceber os meus deveres como trabalhador independente. Pesquisei bastante, mas, sabendo o que sei hoje, penso ainda não haver nenhum recurso online que seja 100% completo. Isto porque são sempre escritos pela experiência limitada de cada um e raramente atualizados.
“Como é que este artigo vai ser diferente então?” - perguntam vocês.
Apesar de ser escrito com base na minha experiência, este artigo conta já com o vosso contributo e comentários no último artigo e neste post de LinkedIn. Para além disto, será frequentemente atualizado com as vossas adições e novidades fiscais que surjam.
Mas então, qual é a lista completa de obrigações fiscais de um trabalhador independente?
Aqui está ela:
1) Declaração de início de atividade (abordada na Parte 1)
2) Emissão de faturas/recibos verdes (na Parte 1 também)
3) Declaração Periódica do IVA
4) Declaração Recapitulativa do IVA (para empresas de países da UE)
5) Declaração Trimestral da Segurança Social
6) Verificar e Validar Faturas de Aquisições no e-fatura
7) Declaração anual de IRS (a sair na Parte 3 em breve)
Apesar de ainda ser uma lista extensa de obrigações, muitas delas são simples de cumprir e as que não são apenas precisam de ser cumpridas uma vez por ano ou a cada trimestre.
Vamos agora explicar o que fazer em cada uma delas ao detalhe. Para a nº 1 e nº 2, vejam a Parte 1 deste artigo, por favor. Para a nº 7, esperem pela Parte 3. 😉
3) Declaração Periódica do IVA
Como trabalhador independente, caso não estejas no regime de isenção do IVA (ver Parte 1), ter a obrigação de recolher e entregar IVA ao Estado significa também ter o direito de ser reembolsado pelo IVA pago na aquisição de bens/serviços relacionados com a atividade profissional.
Esta declaração calcula a diferença entre o IVA cobrado a clientes e o IVA pago em coisas que compramos para poder realizar o nosso trabalho (e.g. um computador novo).
Não estando isento(a), és obrigado(a) a preencher e emitir uma destas declarações todos os meses (regime mensal) ou a cada 3 meses (regime trimestral).
O regime mensal é apenas aplicável a trabalhadores independentes com faturação anual superior a 650.000 euros. No entanto, se estiveres neste patamar, já entras no regime de contabilidade organizada do IRS (o limite são 200.000 euros anuais), pelo que já tens um contabilista a tratar disto tudo e provavelmente não precisas de ler este artigo. 😅
Notas da comunidade
Estando no regime de isenção, não há lugar à entrega desta declaração. No entanto, ao ultrapassar o limite definido para a isenção de IVA durante o ano (14.500€ de faturação em 2024), o trabalhador independente passa a ter que:
Cobrar IVA nas suas faturas a partir do mês seguinte à ultrapassagem do limite de isenção.
Preencher e entregar a declaração periódica de IVA, começando pela declaração relativa ao trimestre que inclui o mês seguinte à ultrapassagem.
Se no ano seguinte voltares a ter uma faturação anual inferior ao limite de isenção, podes solicitar novamente a isenção de IVA preenchendo uma Declaração de Alteração de Atividade.
Com atividade aberta, é obrigatório a entrega da declaração periódica de IVA, mesmo quando não se emitiram faturas durante esse trimestre. Com um lembrete e o preenchimento automático, é algo bastante simples de se fazer. Não o fazer, dá lugar a coima.
Quando e como preencher
No regime trimestral, entregas (e pagas) uma por trimestre de acordo com as seguintes datas:
1º trimestre (Jan-Mar): entregar até dia 20 de maio, pagar até dia 25 de maio.
2º trimestre (Abr-Jun): entregar até dia 20 de setembro, pagar até dia 25 de setembro.
3º trimestre (Jul-Set): entregar até dia 20 de novembro, pagar até dia 25 de novembro.
4º trimestre (Out-Dez): entregar até dia 20 de fevereiro (ano seguinte), pagar até dia 25 de fevereiro (do ano seguinte).
No Portal das Finanças, encontras facilmente esta declaração pesquisando por “declaração IVA”. A que tu queres é a “Declaração periódica do IVA”.
Cada declaração tem uma página Rosto com os teus dados e o trimestre a que diz respeito a declaração e, por defeito, uma página de Apuramento (Quadro 6) e uma página de Desenvolvimento (Quadro 6A). A parte positiva é que podes optar pelo preenchimento automático e ter tudo preenchido por ti (quando inicias o preenchimento, aparece uma janela a perguntar). A parte menos positiva é que convém verificar todos os campos na mesma. 😇
Página de Rosto
Primeiro, verifica se os teus dados e o período estão corretos e assinala que estás a preencher “Dentro do prazo” (preencher fora do prazo dá lugar a coima entre 150€ e 3750€).
Caso tenhas clientes fora de Portugal e dentro da União Europeia, terás que preencher uma Declaração Recapitulativa de IVA e assinalar a caixa 4-A. Se os tiveres, preenche a Recapitulativa primeiro para depois conseguires dar check nesta caixa e avançar sem problemas.
Apuramento (Quadro 6)
Na página de Apuramento, deves responder às 4 questões que te são colocadas (algumas são pré-preenchidas porque o sistema sabe se tiveste operações em que cobraste IVA, por exemplo, porque é o mesmo sistema que usas para emitir as faturas com IVA). Vou tentar dar o meu melhor a explicá-las:
“Tem operações em que liquidou e/ou autoliquidou imposto?” → está a perguntar se neste período emitiste faturas em que tenhas cobrado IVA aos teus clientes ou selecionado a opção de auto-liquidação. Basicamente, se emitiste faturas nesse período, é um “Sim” claro.
“Tem operações em que não liquidou imposto?” → está a perguntar se neste período emitiste faturas, mas não cobraste IVA. A resposta será “Não” se os teus clientes forem todos nacionais, e “Sim” se tiveres efetivamente emitido faturas sem IVA (normalmente a clientes internacionais).
“Tem imposto dedutível e/ou regularizações?” → está a perguntar se neste período compraste coisas, pagaste IVA e pediste fatura para o comprovar. O valor deste IVA que andaste a pagar nas compras relacionadas com a tua atividade será deduzido do valor de IVA que cobraste aos teus clientes e que terias que entregar ao Estado.
“Neste período de imposto efetuou operações”:
“em que, na qualidade de adquirente, liquidou o imposto?” → esta pergunta apenas se aplica se, durante esse trimestre, adquiriste os serviços de alguém e liquidaste tu o IVA.
“a que se referem as alíneas a), b) e c) do art.º 42.º do CIVA?” → este tipo de operações são referentes a concessão e a negociação de créditos, negociação e a prestação de fianças, depósitos de fundos, etc, pouco relevante para o freelancer normal.
“a que se referem as alíneas f) e g) do n.º3 do art.º 3.º do CIVA e alíneas a) e b) do n.º 2 do art.º 4.º do CIVA?” → este tipo de operações ou são casos raros de transmissão de bens ou de prestações de serviços prestados a título gratuito ou entrega de bens móveis produzidos ou montados sob encomenda (ler os artigos no CIVA se vos interessar).
Depois disto, vem o que interessa. Nos campos 1, 3 e 5, aparecerão automaticamente os valores faturados nesse período (de acordo com a taxa de IVA escolhida) e o respetivo valor de IVA nos campos 2, 4 e 6.
Nos campos 10, 11, 12 e 13 só aparecerão valores caso tenham havido aquisições intracomunitárias de bens.
Nos 16 e 17, só aparecerão valores se tiveres adquiridos serviços a outros e liquidado o imposto tu próprio.
Os 18 e 19 só são relevantes caso tenhas importado bens e liquidado o imposto tu próprio(a).
A secção 5 (Imposto Dedutível) é que é relevante porque te mostra o valor do IVA das faturas que pagaste associadas à tua atividade durante esse período. Para garantir que este valor está correto e atualizado, não só deves pedir sempre fatura ao vendedor mas também verificar no e-fatura que estas aparecem e associá-las de forma parcial ou total à tua atividade. Isto é feito de forma manual e aparecem depois em formato tabela como na imagem em baixo
A soma do valor de IVA de todos os bens e serviços adquiridos e de âmbito professional (e.g. gasóleo de viagens, internet, reparação do computador, etc) popula depois os campos 20 a 24, de acordo com a taxa de IVA paga em cada uma das faturas.
As secções 6 e 7 (campos 40, 41 e 61) são apenas relevantes caso hajam acertos a fazer de períodos anteriores (e.g. o Estado tinha que vos pagar X€ no trimestre anterior mas vocês optaram por acumular para o trimestre seguinte como crédito).
Na secção 11, aparecem depois as continhas todas feitas:
O campo 91 diz quanto de IVA o Estado tem que te devolver.
O campo 92 diz quanto de IVA tens que entregar ao Estado.
O campo 93 = campo 92 - campo 91 e representa o valor final que ou tu tens que pagar ao Estado ou o Estado tem que pagar a ti. Neste último caso, caso o haja, aparecerá no campo 94 o IVA que tens a recuperar.
Depois de entregares a declaração, é emitida uma guia com entidade e referência para pagares o valor apurado. Daí a página se chamar “Apuramento”. 😅
A página “Desenvolvimento (Quadro 6-A)” só é relevante caso tenhas liquidado o IVA na qualidade de adquirente ou uma das outra situações mais rara de que falei em cima. Diria que em 99% dos casos vai estar vazia e podes ignorar, mas cada caso é um caso, por isso confirma com um contabilista se tiveres dúvidas.
4) Declaração Recapitulativa de IVA
Esta declaração só deve ser preenchida e entregue (também através do Portal das Finanças, pesquisa por ela) caso tenhas clientes não nacionais, mas pertencentes à União Europeia cujo NIF esteja validado no sistema europeu VIES (podes verificar aqui).
“Mas porquê e para quê?” - perguntam vocês.
Bem, como viste em cima, tu não cobras IVA ao faturar a clientes internacionais. No entanto, as empresas europeias têm na mesma que o entregar aos seus próprios Estados. Ao preencheres esta declaração, estás a dizer ao Estado Português (e à UE por consequência) que estas empresas adquiriram XXX€ dos teus serviços em que tu não cobraste IVA.
O preenchimento é bastante simples. Depois de especificares a que período diz respeito no Quadro 03, a única coisa que deves ter que preencher é o Quadro 04 como em baixo.
Do que precisas?
País da sede fiscal da empresa que é tua cliente.
NIF do teu cliente (válido no sistema VIES).
Valor total faturado nesse período.
Escolher o tipo de operações (e.g. Prestação de Serviços).
Se tiver havido lugar a transmissão de bens, preenche da mesma forma o Quadro 06. Depois é só entregar e já podes dar check na **caixa 4-A da Declaração Periódica de IVA que diz “Assinale, se, no período de referência, apresentou alguma declaração recapitulativa.”
5) Declaração Trimestral da Segurança Social
Como trabalhador independente, a responsabilidade de pagar a contribuição mensal à Segurança Social é inteiramente nossa porque não existe uma entidade patronal responsável por o fazer.
Para isto, preenche-se e entrega-se uma declaração trimestral no site da Segurança Social Direta na qual declaramos os rendimentos brutos (ou seja, quanto faturamos) de cada um dos 3 meses do trimestre anterior. A declaração pede para discriminar rendimentos obtidos de clientes nacionais e de clientes estrangeiros.
Estas declarações são preenchidas e entregues de acordo com as seguintes datas:
1º trimestre (Jan, Fev, Mar): entregar até dia 30 de abril.
2º trimestre (Abr, Mai, Jun): entregar até dia 31 de julho.
3º trimestre (Jul, Ago, Set): entregar até dia 30 de outubro.
4º trimestre (Out, Nov, Dez): entregar até dia 31 de janeiro (do ano seguinte).
Os pagamentos, para mais conveniência, podem ser feitos por débito direto, passando a contribuição a ser feita automaticamente conforme o valor a pagar. O valor de cada pagamento é sempre definido com base nos rendimentos dos 3 meses anteriores e fica fixo durante os 3 meses seguintes.
💡 Os pagamentos durante o ano funcionam assim: 1) Até ao dia 30 de Abril, é entregue a declaração sobre o 1º trimestre. 2) O valor a pagar é calculado e pago sempre o mesmo em Mai, Jun e Jul. 3) Até ao dia 31 de Julho, é entregue a declaração sobre o 2º trimestre. 4) O valor a pagar é calculado e pago sempre o mesmo em Ago, Set e Out. 5) Até ao dia 31 de Outubro, é entregue a declaração sobre o 3º trimestre. 6) O valor a pagar é calculado e pago sempre o mesmo em Nov, Dez e Jan. 7) Até ao dia 31 de Janeiro, é entregue a declaração sobre o 4º trimestre. 8) O valor a pagar é calculado e pago sempre o mesmo em Fev, Mar e Abr.
O valor da contribuição a pagar é calculado da seguinte forma:
[(Rendimento relevante x Variação escolhida) / 3 meses] x Taxa
Rendimento relevante = 70% Prestação de serviços + 20% Atividades hoteleiras + 20% Vendas + 20% Subsídios à exploração + 0% Produção de energia para autoconsumo e contratos de arrendamento e de alojamento local.
Variação escolhida: é possível escolher fazer uma contribuição maior ou menor com base na preferência pessoal do trabalhador. Esta variação vai desde considerar -25% a +25% do rendimento recebido.
Divide-se por 3 meses para ser calculado o pagamento mensal (duh!).
Taxa: 21,4% para Trabalhadores independentes (TIs) e de 25,2% para Empresários em nome individual (ENIs).
Exemplo do Rui no 2º trimestre:
O Rui é um trabalhador independente que apenas presta serviços. A faturação dele no 1º trimestre foi a seguinte:
Janeiro: 1000€
Fevereiro: 1200€
Março: 1500€
Rendimento relevante = 70% x (1000 + 1200 + 1500) = 2590€
Variação escolhida = -15%
Taxa = 21,4%
Pagamento mensal à SS = [2590€ x (100% - 15%)] / 3 meses x 21,4% = 157,04€
O Rui pagará 157,04€ por mês à SS durante os meses de Maio, Junho e Julho.
Notas da comunidade
Há isenção de 12 meses após o início da atividade para trabalhadores independentes que abrem atividade pela primeira vez na vida. Uma das recomendações da comunidade é usar esta isenção para investir uma contribuição equivalente de ~20% num ativo de longo prazo (e.g. PPR ou ETF do S&P 500). Mais sobre investimentos a longo prazo aqui.
Se estiveres isento, no primeiro mês do último trimestre da isenção, deves entregar a primeira declaração trimestral para depois quando a isenção acabar começares a pagar logo o valor correto de SS. (Ver o calendário dos pagamentos em cima para perceber quando são pagos os valores calculados.)
Infelizmente, não está prevista a entrega fora de prazo da declaração trimestral da SS. Ou seja, se alguma vez de esquecerem (é comum as pessoas esquecerem-se da do 4º trimestre com a mudança de ano), vão acontecer várias coisas:
Não vais conseguir entregá-la como normalmente o farias.
Vais pagar o mínimo de 20€ durante os 3 meses seguintes o que afetará qualquer subsídio (e.g. desemprego, maternidade) que poderás eventualmente precisar de receber no futuro.
Vais ter que esperar pelo final do ano para que a SS reveja as declarações do ano anterior e te notifique sobre as diferenças apuradas. Depois, podes declarar os valores do trimestre em falta e pagar o que deves em contribuições.
Vais pagar coima de 50 a 250 euros (n.º 1 do artigo 233.º do Código dos Regimes Contributivos) porque a falta de apresentação da declaração trimestral constitui uma contraordenação leve.
6) Verificar e Validar Faturas de Aquisições no e-Fatura
Ok, depois da coça de IVA e pagamentos à SS, vamos a coisas bem mais simples: dizer à AT que compras fizemos que estão relacionadas com a nossa atividade profissional (deve ser feito de forma regular para o cálculo trimestral aparecer correto) e validar faturas (dever ser feito até dia 25 de Fevereiro do ano seguinte).
Para quê? Para três coisas:
A) Para a AT poder deduzir o IVA que pagamos nestas aquisições no IVA que recolhemos de clientes e que temos que entregar ao Estado.
B) Para inserirmos as faturas nas suas categorias dedutíveis respetivas e beneficiarmos da sua dedução no cálculo do IRS. A AT aceita que apenas 75% do rendimento seja tributado, se tivermos despesas (validadas e verificadas) no valor de 15% desse rendimento.
Isto faz-se de forma manual mas simples no portal do e-fatura
Para Despesas Dedutíveis IRS
Entra no e-fatura e clica no menu “Despesas Dedutíveis IRS” em cima.
No final da página, clica no botão verde “Adquirente”.
Se tiveres faturas pendentes, vai aparecer a informção em cima.
Clica em “Complementar Informação Faturas”
Para Despesas com a Atividade
Entra no e-fatura e clica no menu “Despesas da Atividade” em cima.
Verifica que tens o período correto selecionado e, caso hajam faturas para verificas, encontra a que queres assinalar e clica para abrir.
No fundo da página, clica em “Alterar”.
Seleciona a melhor opção para a pergunta “Realizado no âmbito da atividade profissional?”.
Quando “totalmente”, é contabilizada a 100%.
Quando “parcialmente”, é contabilizada a 25%.
Clica em “Guardar” para que as alterações não se percam.
Nestas situações, o que o meu contabilista me diz é para ter bom senso. Como trabalho de casa e digitalmente, faz sentido assinalar despesas como a da internet, material informático, etc. Agora, comprei um tapete novo. Faz sentido pôr e justificar dizendo que trabalho sentado no chão às vezes? Eu acho que não! Mas lá está, vai do bom senso de cada um. A AT depois diz-vos se têm bom senso ou não. 😉
Trabalho de casa
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Quer trabalhem por conta própria ou por conta de outrem, espero que o conhecimento neste artigo vos seja útil para perceber melhor as finanças dos freelancers, agora ou no futuro. A Parte 1 está aqui e esta Parte 2 ficará aqui para sempre, de forma gratuita, por isso voltem sempre que precisarem!
Obrigado por estarem desse lado!
Até ao próximo!
Referências úteis
https://www.occ.pt/pt-pt/noticias/seguranca-social-falta-de-entrega-da-declaracao-trimestral
https://www.doutorfinancas.pt/impostos/irs/irs-quem-tem-de-preencher-o-anexo-ss-do-irs/
https://e-loan.pt/minhas-financas/irs/guia-validar-faturas-irs-22/
Uma questão que tenho já há algum tempo: como registar uma fatura estrangeira como despesa de atividade? É possível pelo e-fatura?
Olá Francisco!
" Como trabalho de casa e digitalmente, faz sentido assinalar despesas como a da internet, material informático, etc. "
Conseguirias dar mais ideias para o teu "etc."? Também trabalho de casa e digitalmente mas tenho sempre dificuldade em encontrar despesas que possam fazer sentido no nosso caso...